Si les factures papier devaient être remplacées par des factures électroniques, Bruxelles estime que l'économie pourrait s'élever à environ 40 milliards d'euros par an dans l'Union européenne.
Ces économies résulteraient principalement d'une consommation moindre de papier, de l'élimination des coûts postaux et d'une meilleure automatisation des pratiques administratives.
Antonio Tajani, le vice-président de la Commission européenne en charge de l'industrie et de l'entreprenariat, a expliqué que la facturation électronique relancerait la compétitivité globale des sociétés européennes, et plus particulièrement des PME en révolutionnant la manière dont elles payent leurs factures.
"La facturation électronique peut faire une grande différence, pour les entreprises, les consommateurs et le commerce européen dans son ensemble", a déclaré le commissaire chargé du marché intérieur, Michel Barnier, soulignant les avantages en termes d'économie d'argent et de temps.
Dans une communication publiée hier (2 décembre), la Commission européenne fait remarquer que l'utilisation massive de la facturation électronique pourrait également avoir un impact positif sur l'environnement en réduisant les émissions de CO2 liées au transport du courrier avec une diminution globale d'un million de tonnes par an, selon les estimations de l'UE.
Une petite part de marché
Toutefois, les factures électroniques ne représentent encore qu'une part mineure du nombre total de factures en UE, avec un taux de pénétration variant de 3 à 30 % selon les Etats membres avec une moyenne européenne de seulement 5 %.
Seul un million sur les 23 millions d'entreprises opérant dans l'UE utiliseraient la facturation électronique.
La Commission nourrit l'ambition de renverser cette tendance et souhaite que la facturation électronique devienne la méthode de facturation la plus populaire en UE d'ici 2020 dans le sillage d'autres initiatives pour l'innovation.
La Commission affirme qu'il est crucial d'impliquer dans ce mouvement les autorités publiques et les petites et moyennes entreprises (PME) qui représentent 99 % des entreprises en UE mais sont également moins enclines à passer du papier à l'électronique pour les factures.
Les organismes publics passent au virtuel
Si les administrations publiques passent massivement à la facturation électronique, l'impact global sera énorme, explique la Commission, dans la mesure où cela forcerait les petites et moyennes entreprises à s'adapter aux normes électroniques.
Dans certains pays de l'UE, les gouvernements se sont engagés à rendre la facturation électronique obligatoire dans les administrations publiques. C'est le cas de l'Italie, de la Finlande et du Danemark. En Suède, un système de passation de marchés en ligne est déjà opérationnel dans les administrations publiques.
D'autres gouvernements nationaux travaillent sur des initiatives similaires en termes de facturation électronique, alors qu'au niveau de l'UE, la Commission européenne a lancé l'initiative PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line), qui prévoit que les administrations nationales coopèrent pour promouvoir la communication électronique entre les entreprises et les autorités publiques.
Afin d'encourager les initiatives nationales dans le domaine de la facturation électronique, la Commission demande aux Etats membre de mettre en place des forums sur la facturation électronique pour débattre et échanger sur les meilleures pratiques.
Impliquer les PME
Pour que la facturation électronique devienne la norme, il est crucial d'impliquer les PME qui évitent actuellement d'utiliser les factures électroniques à cause de problèmes d'ordres légal, technique et financier.
Le Bureau européen de l'artisanat et des petites et moyennes entreprises pour la normalisation souligne que les coûts d'acquisition des logiciels et du matériel informatique ainsi que le coût des transactions effectuées électroniquement devraient rester à des prix abordables.
Pour surmonter ce problème, la Commission propose d'augmenter l'interopérabilité des différentes solutions. En effet, les petites entreprises ont tendance à travailler avec de nombreux fournisseurs et clients qui pourraient exiger d'utiliser la facturation électronique avec des normes différentes.
"Le développement des procédés interopérables et des normes tout au long des chaînes d'approvisionnement, y compris de la facturation électronique, facilitera l'adoption en masse par les PME", peut-on lire dans la communication de la Commission.
Des obstacles légaux résultent également de la différence de réglementation sur la facturation électronique d'un Etat membre à l'autre, comme par exemple, la signature électronique avancée. Ces obstacles ont tendance à sérieusement décourager les entreprises, et en particulier les plus petites, à utiliser la facturation électronique avec leurs partenaires étrangers.
La Commission considère la transposition de la directive modifiée sur la TVA comme une opportunité pour harmoniser les réglementations sur la facturation électronique. Le texte révisé affirme que les sociétés devraient être libres d'échanger des factures électroniques à condition qu'elles gardent "des contrôles de gestion [qui] pourraient être mis à profit pour établir des pistes d'audit fiables entre les factures et les livraisons de biens ou prestations de services".
Les autorités nationales n'auront plus le droit d'ajouter des exigences spécifiques comme le fait d'insister pour que les factures électroniques soient basées sur des signatures électroniques avancées, peut-on lire dans le document de la Commission. L'exécutif de l'UE prévoit également de réviser la directive sur la signature électronique afin de faciliter la reconnaissance internationale.
